泛微協同商務系統(e-cology)簽約浙江省交通投資集團有限公司成功案例

泛微成功案例—浙江省交通投資集團

　　　浙江省交通投資集團有限公司系由浙江省政府投資組建的省級交通類國有資產營運機構。公司于2001年正式成立，注冊資金50億元人民幣。主要經營高速公路投資、建設、運營(經營、維護、收費等)、及配套服務，以及遠洋、海運、房地產、高速公路客運、金融等。短短幾年交投集團已由成立時的五家子公司高速擴張為擁有31家子(分)公司的大型企業集團。截至2007年7月，集團總資產1044億，凈資產182億。員工16000余人。目前已形成了以高速公路“投資、建設、運營管理、服務”一體化產業鏈為核心，集高速公路客運、海運、房地產開發、金融等的多元化產業經營格局。

2 信息化動因及目標

交通投資集團沿著企業既定的發展道路迅速發展壯大，面對激烈的市場競爭，集團需要借助強有力的信息化管理工具規范集團各項管理。

交投集團以前存在著部門分散、地域分散的溝通問題。以前，業務人員總反應溝通有問題，各種信息不能互聯互通，經驗也不能共享，審批一個流程也非常困難。

并且隨著集團規模的擴大，迫切需要優化業務流程、縮短事務處理周期、完善考勤系統、提高工作效率、提供清晰的數據分析統計等工作，必須借助信息化軟件進行管理。

3 關鍵需求及準備

交投集團最關鍵的需求就是公文管理, 涉及到公文登記（起草）處理、流轉、領導批示、辦理、存檔、查詢等功能，需要將文件的辦理過程和存檔過程結合在一起，真正實現文檔一體化。

泛微e-cology協同系統中公文管理系統主要包括行政發文、普通發文、會議紀要、請示以及收文五大部分，每個部分都采用統一的文件審批單，整個審批過程能夠實現文件的痕跡保留，審批完成后能夠根據文件內容的不同選擇相應的文件套頭并進行排版和下發。整個發文過程能夠實時監控，能夠自動進行文件的歸檔并按照各種條件進行檢索。

我們看兩個關鍵點：

1、可形成復雜多節點流轉的公文處理，做到多種觸發并存，提高了公文管理的靈活性。并監控功能，了解每一流程處理的進度及過程，有效改善文件處理效率。目前，一份文件從最初的公文起草到最后下發到各個單位僅需要幾分鐘時間，極大地提高了工作效率

2、發文系統主要完成發文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領導審簽、文字初審、文字復審、領導簽發、文書印發等。在系統中特別注重數字化數據的一次性錄入，減少重復勞動，提高辦公效率。系統對發文的整個流程進行跟蹤，詳細記錄公文的當前狀態、發文審核的過程和領導審簽、簽發意見；并且系統還提供強大的痕跡保留功能。在本系統中領導可以通過手寫批示功能保證批示的權威性。工作人員還可以利用系統提供的統計查詢功能對公文進行查詢，進而形成報表。

4 解決方案

使用泛微協同辦公OA管理平臺e-cology主要實現了以下功能：

用戶可以自定義各種流程，收發文流程等，并圖形化顯示。同時可以對流程中的數據進行統計分析，并且可以將與流程相關的人員、客戶、文檔等關聯進來。

將各職能部門所采集的相關的信息進行結構化的存儲，并提供各種途徑的查詢功能；分權限、個性化管理內部所有知識信息； 實現辦公流程規范化、內部文件流轉自動化、工

實現辦公流程規范化、內部文件流轉自動化、工作的執行透明化，實現組織內部的協同工作；

對會議的參會人員、日程安排、會議服務、會議資料、會議設施、會議審批等進行管理；

通過過各種財務分析、報表和指示器，提供給管理者機構運營、預算、績效的財務方面的詳細了解；提供與其他財務管理系統的數據接口；

提供多種分析報告，方便不同的機構對數據提取和分析的不同的需求，有效支持決策。

5 應用成果

“無論是出差在外，還是下班回家，交投集團的員工只要登錄到泛微e-cology系統 就可以查閱自己的工作任務，日程安排，查看自己提交的審批執行到哪里了，公司的通知以及末閱讀的尋呼信息，同時還能與全國各地的同事進行在線交流工作經驗?！苯煌都瘓F的人員可以在系統上自由交流、分享經驗。打破了時間與空間的界限，真正做到了無界限溝通。所有員工都可以查閱經驗交流。另外，領導布置下來的任務，可以通過網絡查看執行的進度，而領導也可以在適當的環節，加入評價與指導意見，員工也可以反饋意見。

另外，交投集團的員工也通過系統體會到了精確管理的思想，在流程審批上，特別是執行跨區域審批流程的時候，節省了員工很多等待的時間，極大提高了工作效率，規范了公司的管理。以前員工每次拿著一堆表單去找部門主管簽字，不是遇到部門主管忙得沒有時間簽字，就是出差在外，審批流程一拖再拖，制定好的計劃無法實施?，F在的情況就不同了，員工提交一個申請給部門主管進行審批，同時，也能通過“流程查閱”查看流程具體執行到了哪一步。如果尚未得到審批，表單提交發起者可以進行“催辦”；當部門主管登錄到自己的管理界面時，在“未讀信息”中查看到自己未完成的工作，進而完成審批。

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