永樂家電泛微協同管理平臺應用剖析

客戶背景

創建于1996年的上海永樂家用電器有限公司，是一家凈資產上億元的民營股份制大型家電連鎖零售企業，中國商業零售業及中國連鎖行業十強企業之一。永樂家電經歷了八年家電零售業巨大變革的洗禮，從成立初年銷售額只有100萬，到2003年實現銷售突破100億元，銷售產品達5萬種，在上海、江蘇、浙江、廣東、福州、河南等地已擁有超過八十家的家電連鎖大賣場，保持了年年翻翻的超常規發展業績，成為國內家電連鎖業的領頭羊之一。

信息化需求產生

§ 外部環境

隨著市場經濟在中國的逐步發展和成熟，大型倉儲型連鎖超市不斷發展，在流通市場日益繁榮的同時，市場競爭也越來越激烈，企業的優勝劣汰也更加頻繁。近幾年，零售企業在信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了自己的競爭力。永樂家電要想取得更大的發展，就必須最大可能的降低商品的銷售成本，加快流通資金和商品的周轉率，才能夠創造較好的經濟效益，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

§ 內部存在的問題

目前中國零售企業信息化的現狀，從信息化技術應用的程度上看，中國零售企業普遍在操作層面采用的信息化技術比較多，比如收銀、收貨、庫房管理等環節，而在管理層的應用情況，一般主要是在銷售統計分析方面采用一些IT技術，而在決策層的應用是最少的。對于企業管理層而言，需要的是從宏觀層面及時了解整個企業的運作狀態，以作出正確的分析和決策。而現有的應用系統之間由于缺乏聯系的通道，給企業內部人員的溝通，業務數據的流轉，信息的及時傳達帶來了一定的障礙，從而導致企業管理效率一直得不到顯著提高。作為中國連鎖行業十強企業之一的永樂家電也同樣存在著這樣的問題。

通過對永樂家電的組織機構進行分析，我們發現永樂家電組織機構龐大，日常業務流程復雜，隨著企業業務的不斷擴大，分支機構和連鎖店面的不斷增加，現有的管理模式已不能滿足有效、快捷的處理企業經營中產生的大量信息數據的需求，外部的市場競爭要求對市場的供應價格及銷售的分析要有快速的反映，管理層只有及時準確的掌握一手資料，才能做出更加正確的經營決策。

如何實現目前永樂決策層的管理要求，達到零時間響應外部的市場競爭需求？永樂家電的管理層及信息部成員清醒的認識到：只有建立相應的信息管理系統，才能加強企業內部信息的共享性、信息流動的時效性，改變及深化企業的管理模式，建立起產業上下游的平滑連接。從而提升企業管理效率，達到企業內外資源的最大化利用和最優化配置。

進行系統選型

2003年3月，永樂家電的管理層將企業的信息化管理提上了日程，由信息部聯合其他部門共同承擔了軟件的選型工作。泛微以信息化解決方案的提供商進入了永樂項目的選型過程中。

根據零售行業企業的管理特點及管理瓶頸，泛微在泛微協同商務系統七大模塊有效集成運作的基礎上，加入集團數據中心模塊形成了一整套的泛微協同零售行業解決方案。此次通過前期需求的初步收集、分析、引導和匯總，泛微進行了有針對性的產品功能演示，并著重對需求的實現進行了詳盡的演示。

同時，永樂的管理層對泛微進行了實地觀摩，充分感受了泛微本身是如何通過其產品進行企業管理和企業運做的，正是泛微產品的管理思想和管理模式說服了永樂的管理層，最終選擇了泛微作為其信息化建設的服務提供商。

泛微提供解決方案

基于泛微協同零售行業解決方案，泛微咨詢人員對永樂組織結構的進行了深入的分析，通過和永樂各部門管理人員充分的溝通和交流，泛微咨詢人員提出了詳細的解決方案。

§ 搭建以e-Doc為核心的企業知識架構

永樂家電部門繁多，人員較多，如何有效的管理和利用公司內部的知識資源是建立一個學習增長型組織的關鍵因素。泛微協同零售業解決方案提供了全面知識管理的框架，允許企業在任何地點和時間張貼、存儲和創建文檔并共享信息。結合企業信息門戶EIP，通過角色設置和權限控制使不同職位的人員看到不同的文檔信息。公司的每位員工都在自己的門戶中積累知識，并與大家共享自己在各方面的經驗和知識。

§ 建立以e-HRM為核心的人力資源組織結構

人力資源是整個企業的核心力量，是企業源源不斷發展的關鍵因素。因而有效規范的人力資源管理對于企業而言尤為重要。泛微協同零售業解決方案的e-HRM通過與其它模塊相結合，管理者及員工自己可以輕松跟蹤與之相關的客戶、項目、文檔、資產，各種內外部請求等等。結合工作流程及信息門戶EIP，可以在內部管理平臺上發布外網的招聘信息并獲得應聘信息；人力資源經理可以對員工的績效作出考核，安排相關培訓等。

§ 以e-CRM為核心的客戶管理信息系統

作為一位銷售經理需要及時快速的了解銷售人員手上的客戶資源及客戶聯系狀況，作為集團總部更需要定期了解各分公司銷售部的業績。泛微協同零售業解決方案以e-CRM為核心引入安全級別控制，上級可隨時查看銷售人員手中客戶的表現和相應銷售及服務記錄。對潛在客戶制定及改善相應的策略，從而最大可能的把潛在客戶變成成功客戶。同時結合企業信息門戶EIP，客戶可以通過客戶門戶遞交各種請求，包括需求、反饋、建議、技術支持等等。

§ 以e-Project協調項目任務，控制項目進程

項目是具有明確周期的一次性任務，項目進行的過程中涉及到項目人員、項目進度控制、項目成本控制等關鍵性因素。泛微協同零售業解決方案的e-Project結合e-HRM和e-Workflow可完成對項目人員的任務分配及任務到達通知，項目經理登陸自己的門戶可查看項目的人力、進度、財務等信息，分析相關因素及時作出調整，實現了項目從立項、審核、執行、結束的全程調控。

§ e-Workflow結合其他模塊，完成企業內部業務流程優化

零售行業公司的業務流程比較復雜，日常辦公流程有、公文流轉、資產購置、會議召開等；并且很多業務流程都是跨部門、跨企業的，涉及到多步驟、多條件、海量數據和分析報告等要求。通過e-cology快速業務流程設定功能，結合各模塊的緊密集成和協同運作，實現業務流程的高效運轉、即時監控、靈活設置和數據分析。

§ 利用數據中心完成總部對下屬公司及各部門數據的提取

泛微協同零售業解決方案的集團數據中心包括五大功能模塊：輸入報表管理、報表條件管理、輸出報表管理、報表數據錄入、報表錄入監控。下屬公司可通過相應的接口遞交及查看總部要求上傳的數據，總部可實時匯總下屬公司財務、生產、銷售、人事、成本、收益等方面的數據，并利用"集團數據中心"提供報表分析工具來對下屬公司的營運生成各種報表協助集團管理者作出分析和決策。

項目實施過程

2003年11月，泛微項目實施小組和永樂信息部人員共同開始了泛微協同商務系統的實施工作，根據前期制訂的項目實施計劃：項目啟動、系統定義、數據準備、系統搭建、系統培訓、運行維護，經過2個多月 的實施，永樂協同商務系統正式開始運行，經過1個多月的系統調試，運行維護，永樂的系統基本上運行正常，并取得了預期的實施效果。

§ 確定項目實施范圍和目標：

實施范圍：永樂家電總部及上海分公司

實施目標：搭建總部及分公司知識管理架構、人力資源架構和客戶管理系統，實現企業內部日常辦公流程優化，完成數據中心的規劃設置。

§ 實施計劃及實施方案：

需求調研：了解公司目前信息化狀況，和相關部門對軟件系統的總體需求，進行永樂家電組織機構資料的收集與整理（包括總部財務部、人事部、信息部、物流管理中心及各大賣場），同時對業務流程進行了分析和整理，確定了永樂家電的工作流實施方案、知識文檔實施方案及人力資源實施方案。

§ 系統安裝調試

第一步：e-cology試用和測試系統安裝調試

第二步：e-cology正式系統安裝調試

§ 系統各模塊的實施

泛微項目人員通過對永樂家電組織結構和業務流程的分析，對各個模塊（包括知識管理模塊、人力資源管理模塊、客戶關系管理模塊、工作流程管理模塊等）進行了統一設置。

§ 人員培訓及資料交付

隨著實施的深入，泛微項目成員著重對功能的使用、系統的設置以及模塊的連接等進行了用戶培訓，并為永樂家電提供了系統維護手冊、系統使用手冊、系統環境配置等完成了資料和交付。

最終取得成效

業務數據及時匯總處理、決策命令準確下達

作為大型的連鎖零售企業，永樂家電大量的商品、每天大量的交易額等數據處理是令永樂家電的各個部門頭疼的問題，同時又因為人工處理的步及時使決策層不能掌握準確的數據和及時的分析，從而影響到決策層做出正確的判斷。

信息化系統實施以后，將數據及時處理并傳遞到泛微協同商務系統中，不論有多少商品、當天有多少交易額，只要通過泛微協同商務系統，當天的商品交易情況、交易額的匯總、交易數據的分析就輕松解決，真正做到了業務數據的實時傳送，為永樂的決策層提供了準確的參考數據。

各種報表出具準確及時、減少經營成本、降低經營風險

在沒有上線信息化系統之前，永樂家電決策層所需要一些分析報表都是相關部門手工處理完成，準確性相對較差而且不能即使遞交到決策層，讓決策層無法實時的掌握每個月的經營狀況。

泛微協同商務系統實施以后，只需要初期設置好每個分部的報表公式和報表流程，當月工作報表就可以及時出具，而且數據準確，大大減少了企業的人力成本、降低了企業經營風險。

強大的信息共享平臺支撐企業的快速發展

永樂在上線泛微協同商務系統之前，總部與分部，分部各個部門的信息共享度不夠，形成了需要供應商資料只能找采購部，需要商品資料只能找倉儲等現象，每個部門的信息不能做到有效共享，為企業信息的統一準確管理帶來了很大的障礙。

通過泛微協同商務系統，能夠將企業所有的信息（供應商、零售商、商品、人員等）進行統一、集中管理，企業決策層和部門所需要的資料都可以在這個平臺上查詢到，真正做到了信息的有效共享，實現了企業在任何地點可以查詢到自己想要的信息。

隨著項目實施的結束，泛微協同商務系統通過其先進的管理理念、規范的工作流程逐步優化了永樂家電的工作流程，企業管理更加精確、更加有效，業務處理效率及市場響應速度顯著提升，達到了優化業務流程，提高工作效率，降低企業經營成本的最終目的。

泛微公司簡介

上海泛微軟件有限公司(Weaver Software)是國內領先的協同商務系統的提供商，主要從事協同商務系統的開發，銷售和服務，專注于為企業用戶提供專業的企業管理軟件及各種行業性的應用解決方案。

公司成立于2000年，以上海為事業本部，在北京、南京、廣州、成都、大連、杭州等15個重點城市設立了分支機構，以覆蓋型的銷售網絡服務于國內的企業用戶，致力于為國內企業提供更加貼身的解決方案和更加完善實時的服務支持。

泛微軟件自主研發的泛微協同商務系統(e-cology)基于協同管理的企業經營思想，以協同距陣模型和齒輪聯動模型為設計理念構架，廣泛應用于企業辦公業務的各個層面。整個系統包括知識管理(e-Document)、人力資源管理(e-HRM)、工作流程管理(e-Workflow)、客戶關系管理(e-CRM)等七個基礎功能模塊，以人力資源管理模塊為核心，以工作流程帶動企業業務數據的高效運轉，為企業的持續發展提供強勁動力。

泛微協同商務系統（e-cology）可以為企業快速搭建各種相關應用：協同辦公系統、知識管理系統、人力資源管理系統、流程管理系統、客戶管理系統、企業信息門戶系統、內外網一體化系統等。