協同共贏—解構上海錦江國際酒店協同管理平臺

從上?；疖囌灸蠌V場出來，走到天目西路登上人行天橋回頭一看，滿眼盡是"新亞"旗下的招牌，往東是新亞廣場大酒店、新亞快餐，向西是新亞長城大酒店、新亞大包和肯德基（新亞股份亦有投資）。大型國有商業企業---上海新亞（集團）股份有限公司的總部也扎根于此。

新亞股份希望有一套系統，能把歷年信息化投入產生的、已經存放在基層企業并且對經營有用的數據，從各個單一的數據庫中剝離出來，提供更多的信息給決策層。這樣的系統不是像ERP從最最底層的模塊建立起來，然后再去改變所有商業流程，進行流程重組去適應信息系統。協同商務系統進入他們的視線。

在協同商務平臺上，新亞股份總部可直接向下屬企業采集數據，因為集團的經營數據都來自于下屬企業。新亞股份IT主管李翔說："基層企業不希望公司總部今天你來拿一個數據，明天他來拿一個數據，弄得他們疲于應付。今后，他只要把相關數據掛到平臺上，就可以供需要的部門調用，過去他們只能提供數據，而得不到反饋，以后我們也可以為基層企業提供信息，比如說同行業的銷售排名等一些對他們有益的信息。"

5000萬元不能白投，激活數據是關鍵

雖然，新亞股份目前的信息化水平總體而言不是非常成熟，但公司自上而下對信息化的重視程度和投入力度都在"升溫"。新亞股份曾做過一項統計，從1990年開始，總公司及下屬企業用于信息化建設的投資累計已經達到5000萬元。

作為新亞股份從事信息技術工作的專職人員，IT主管李翔對此相當清楚。新亞股份在過去的10多年里投入5000萬元，建立了股份公司和下屬企業的信息化應用的基礎，同時也培養了一批信息化應用人員，積累了一定的信息化實施經驗。

不過，過去的投入大都比較分散，這些孤立的信息和數據并不能很好地被公司本部的管理所利用。李翔說?quot;因而，我們急需一套系統將這些數據采集、分類、匯總，盡快傳遞到需要的人手中。這樣一來，很容易讓人想到ERP。確實，我們也看過一些ERP供應商的解決方案，但它們大都更多適用于制造型企業。而新亞的商業業態有多變性的特點，今天我可能賣快餐，過幾天可能就轉型或投資其他行業了，業態的多變性決定了我們不可能使用現在狀態的ERP。"

然而，商業企業同樣有對數據的需求，新亞股份就希望有一套系統能把已經存放在基層企業、并且對經營有用的數據從各個單一的數據庫中剝離出來，提供更多的信息給決策層。這是他們最迫切的，而不是像ERP從最最底層的模塊建立起來，然后再去改變所有商業流程，進行流程重組去適應信息系統。新亞的目的是繼續進行一些相對小的投入，激活以前投入得來的數據，著重是把現有的數據資源整合好，以發揮更好的作用，而不是推倒以前的平臺。

新亞的設想聽著像在講"以小博大"的故事，究竟有多少勝算呢？泛微網絡的出現正當其時，該公司華東市場總監葉翔宇的一番說辭證明上述設想有條件成為現實。葉翔宇反復強調的是，協同商務系統不只是一個軟件系統，它同時更是一個商務模式，因此在接受協同商務軟件的同時也是接受了商務模式，而這一商務模式對國內多數企業來說是全新的，能夠代表組織管理的下一步方向。

協同商務系統是伴隨著互聯網技術的發展、應用、推廣以及企業信息化浪潮而衍生出來的一種商務模式，通過基于web的軟件系統作為載體來實現企業內外部資源的大范圍整合。整個系統采用B/S的結構，功能涉及人力資源管理、知識管理、辦公自動化管理、客戶關系管理、項目管理、資產管理、財務管理等，同時結合了EIP（企業信息門戶）的應用，可以支持遠程和多用戶的操作。由于該系統具有應用的通用性和普遍性，因此適合于多個行業以及各種規模的公司。例如，對于產品經營型的公司，協同商務系統可以將供應鏈管理的內容集成進來，結合辦公管理相關的模塊達到一種協同；對于服務型的公司，通過銷售自動化和項目管理實現對業務進展的實時控制，同時通過辦公相關的功能模塊完成信息的流轉。

內外協同一舉打通“信息孤島”

葉翔宇對泛微的產品充滿信心，在新亞股份信息系統項目的爭奪中，泛微憑借他們產品的綜合優勢笑到了最后。

對此，泛微網絡負責新亞項目的客戶經理金戈也流露出幾許得意，他說："協同商務是近幾年在業內誕生的一個新理念，泛微網絡依托自己的研發力量在國內較早推出e-cology 協同商務系統。"

記者注意到，泛微網絡在其主頁和有關的宣傳資料上都把自己定位為"協同商務的倡導者"。而且，他們在自己公司內部也使用自己的產品在進行"協同商務"。

一般來說，企業在考慮應用集成的時候，通常要經過三個階段才能達到協同商務的境界。第一個階段是企業內部集成，包括整合電子商務應用軟件與企業內部現有的套裝軟件或舊有的自開發的軟件；第二個階段是企業外部交易層次的集成，包括整合與上游供應鏈體系之間的交易信息，如定單和物流等，甚至是下游顧客的定單管理；第三階段是企業外部關系層次的集成，包括整合策略聯盟伙伴間的高附加值的信息，如客戶基本資料、市場信息、產品設計信息等。新亞集團是商業服務企業，他們最渴望的是數據和信息的通暢。出于這樣的考慮，泛微制定的策略就是通過內部協同和外部協同，來打通新亞股份各關聯企業和部門之間的 "信息孤島"。

信息社會帶來的結果是信息爆炸，大多數企業所處理的信息量正在迅速膨脹，平均每 12－18個月就會擴展一倍，這種呈幾何級數增長的速度的確使得很多人員感到無所適從。

如何有效地處理這些信息，成為很多管理者和員工的頭疼問題，新亞股份面對的也是這么一大堆問題。金戈解釋道："對內部用戶而言，e-cology可以成為一個知識積累和信息共享的工作平臺。通過給予進入網絡的權限，員工可以查看信息、執行相關操作，如可以查看工作計劃和實施情況，跟蹤項目和分析成本，有效判斷客戶狀態；高層管理者可以從不同視角查看企業組織，管理人力資源，分析企業績效，及時發現問題所在。而對于外部用戶，比如客戶、經銷商以及供應商或其他外部的合作單位，他們可以被授予帳號和密碼通過互聯網登錄系統并輸入相關信息到自己的帳號。通過門戶站點，內部客戶可以方便查看和輸入相關的信息，外部客戶可以輸入、查看最新產品信息、訂單處理情況，與企業項目人員保持高效聯系；合作伙伴則可以查看庫存情況，與企業員工進行電子化聯系，獲取產品信息，也可以在線下定單以及跟蹤定單。E-cology的門戶站點提供7×24小時服務，所有的工作突破了地域和時間的限制。"

金戈對系統的應用顯然已經爛熟于心，他從容不迫地邊演示邊給記者介紹。說到這，他提及了當初的一個小花絮，泛微在和新亞股份接觸的初期進展并不是十分順利，在對新亞高層的演示會上，新亞股份在場的一位主要領導并沒有當即表態，但據說他回去之后饒有興致地在泛微網絡的演示站點上試用了好幾天。隨后，又把泛微網絡的人請到公司給他詳細講解。金戈感慨地說："那天我們從下午兩點講到六點，他聽得津津有味，覺得對企業的幫助的確會很大。實際上，一套協同商務系統看似復雜，弄清楚可能要好長時間，但真正理解之后就會體味到其中的樂趣。"

"心臟"連同"血脈"，指揮其他"器官"

有著IT從業經驗的李翔，雖說也是剛剛接觸協同商務的概念，但是他很快意識到這可能是企業信息化發展的一個方向，尤其對新亞股份這樣的商業企業更加適合。不過，考慮到這是一個龐大的系統工程，他們決定還是抓住"要害"，分步實施。

因而，新亞股份第一步選擇了泛微協同商務系統7大模塊中的4個模塊，分別是人力資源管理模塊、工作流程管理模塊、知識管理模塊和項目管理模塊。

葉翔宇認為新亞股份的選擇抓住了協同商務的"命門"，他總是喜歡作這樣的比喻："任何企業都是一個有機的整體，都是以人為中心來運作，企業內的信息點都是互相關聯的，這些信息點包括人、財、物信息和外部資源等，并以自身相適應的工作流程來運轉。如果把一個企業比喻成單個人的話，企業中的人力資源部分應該是人體的心臟，一個企業的動力最終來自寶貴的人力資源，而與企業運作有關的機制，包括各種工作流程就是企業的整個血脈，如果相關業務流程沒有打通，就很有可能導致企業的某些機能的喪失?quot;

在泛微協同商務軟件系統中，人力資源和工作流程模塊相當于整個系統的"心臟"和"血脈"。其他的模塊就像人體的其他器官，如手、眼、腳、耳等看似獨立的系統，但他們是互相關聯的，協同運作來服務整個"人體"，相應地，一個企業的各個職能部門（包括外部的客戶和合作伙伴）同樣是相關的，各個部門只有協同工作的時候，企業才能順暢運轉。

泛微在協同商務軟件整體架構設計的時候就體現了這樣的思想，系統中的功能模塊：知識管理，客戶關系管理，項目管理，資產管理，財務管理，物流管理（銷售，庫存和采購），人力資源管理和工作流程管理在統一調配下協同為企業的運作服務。記者注意到新亞股份的系統正是建立在這種架構上的。

一套軟件能不能稱得上協同商務軟件系統，并不是這個軟件系統包括很多功能模塊，各類功能模塊的簡單堆積不能稱為協同。正如一個企業雖然各類部門齊全，但不能為公司同一個目標協同運作，那么這樣的部門只是形同虛設。新亞的這套協同商務系統在整體軟件模型設計時就采用了協同管理的思想，做到各個管理功能模塊互相關聯，對用戶來說處理一個信息不需要知道它是屬于哪個模塊來管理，在同一界面里他只要提交這個信息就可以了，系統就能自動提交到相關的模塊來處理他的信息需求。

到目前為止，系統已經在新亞股份總部試運行了一段時間，不少員工目前對這套系統已經相當熟悉，從員工應用的反饋情況來看，大家對企業信息網狀管理圖的設計比較滿意。在一個完整的協同商務系統中，只要找到一個信息點，與這個信息點相關的所有信息都可以找到。比如說，如果你找到一位公司內部的一位銷售人員，那么與這個銷售人員有關的，如他個人的財務信息（工資、福利、成本、費用），他管理的客戶、文檔資料、下屬，他操作過的項目，他正使用的公司資產，他管理的公司產品、客戶訂單，他采購過的物品，他以前的工作任務，他現在的工作安排，他以后的工作計劃等等都可以被查詢到，與這個員工有關的所有信息像一張網，通過員工個人資料這個信息節點被提取出。

動態工作流提速，可無限遞增

工作流管理是協同商務系統中記錄動態信息的部分，公司所有的動態信息通過工作流管理，而其他功能模塊管理對象都是靜態信息。工作流是動態實施的，可以根據組織的具體運作狀況靈活定制，而且是可以無限遞增的。

在新亞股份運行的協同商務系統中，一個員工做任何事情，出差申請，工作計劃，費用報銷等請求都可以通過工作流管理來實現，并且與財務相關的數據在流程完成流轉后會統計到財務模塊，所有工作任務，所有的資產，所有的客戶項目都要形成協同，隨著系統應用的逐步深入，工作流程的種類也可以逐步添加，現在可能只有20個工作流，將來可能達到200 個工作流。

金戈介紹說，工作流管理模塊中可以提供定制好的視圖和報告，從這些報告中，可以清晰看到哪種請求是經常被輸入的；哪些員工在處理經常性的請求；處理和完成請求需要多長時間等。而且，一個請求通常與申請人和批準者相聯系，批準者在工作流中發現請求，而申請人則被告知請求的狀態。另外，跨越部門的約束和界限，在工作流的每個階段，可以有不同的批準者。比如說，一個員工輸入組織市場活動的請求，首先會被市場經理批準，然后可能是負責預算的財務，最后可能是總經理。這樣的話，可以全方位地監控過程的運行。

李翔對系統帶來的工作流提速表示滿意，但是他也不諱言，推進實施的困難不在技術而在觀念，"項目推進的技術困難不是太大，最主要是產品和傳統工作流的磨合。舉個例子來說，傳統用手工簽名，現在改用電子簽名大家起初就不太能夠接受。觀念上的轉變是我們的最大問題，但好在公司的信息化是'一把手工程'，領導身先士卒，帶頭來用。這樣一來，我們具體實施的人也有信心做好。"

談到系統應用的效果，他對記者說："比如說我在自己的電腦里做了個文檔，從前不給你共享或復制你就無法看到，現在只需放到特定的文檔目錄下，設定哪些權限的人可以看就行了。這樣一來，每個人最近在做什么項目，需要哪些部門的配合就一目了然，協同性就此體現出來。過去不是其他部門配合不好，而是不知道你需要什么配合。再比如說，原來傳統的手工報告請示必須挨個流轉到各個部門，但現在通過工作流模塊中的每個人的專項呈遞，到部門經理，到辦公室，到總經理，再回復下來。雖說流程本身與傳統相比變化不大，但處理效率高很多了，而且時間一長，一段時期內你做了哪些工作，每個部門做了哪些工作，哪些取得效果都歷歷在目。"

作為泛微華東區的市場負責人，葉翔宇見證了新亞協同商務系統實際應用帶來的變化，他認為變化主要來自兩個方面：一是傳統的紙質文檔資料開始逐漸向電子化的方式過渡，借助協同商務系統可以對企業中的信息進行全方位多角度的實時瀏覽和分析，對信息進行深度管理；二是通過網絡工具傳遞工作流信息，使公司的管理流程更加規范和高效，每個人有了更明晰的時間和工作安排，對現有的工作效率進行了一個比較大的提升。比如說，上級給下級下了一個任務，在系統中就有了明確的記錄，并對任務的接受者進行提醒，下級在完成任務過程中的進展狀況會通過系統及時傳遞給上級，而且該任務不會丟失或被遺忘。另外，公司領導在觀察一個員工的表現的時候，該員工所有相關的工作記錄都會在系統中有所體現，包括他的基本信息，所管理的項目、客戶狀況，以及工作考核狀況等統計信息都可以很清晰地在系統中得到體現。

內涵加外延，精彩在后頭

從長遠來看，協同商務系統在新亞股份當中需要擔負的是將公司運作的各種基本信息進行整合及傳播，以實現企業運作的協同，今后將應用到系統大量潛在的各種功能。金戈對新亞股份的深入實施作了一番展望：具體來說，一是從外延上進行分步實施推廣，先是公司本部的主要部門上線操作，然后是整個公司本部的各部門都上系統進行運作，最后拓展到各下屬二級機構；二是從內涵上進行推廣，可以先對相關各模塊的主要功能進行實施，然后逐漸強化對各功能模塊的使用，如可以隨著系統使用的深入，文檔的目錄機構會逐漸豐富，工作流的類型也會逐漸豐富。

李翔則認為，全新的商務模式替代傳統模式肯定有一個磨合期，他預計這個磨合期將在今年9、10月結束，到年底會進入比較成熟的時期。新亞股份正在配合自己的報表處理軟件結合使用，協同商務平臺幫助總部向下屬企業采集數據，因為集團的經營數據都來自于下屬企業。他說："基層企業不希望公司總部今天你來拿一個數據，明天他來拿一個數據，弄得他們疲于應付。今后他只要把相關數據掛到平臺上，就可以供需要的部門調用，過去他們只能提供數據，而得不到反饋，以后我們也可以為基層企業提供信息，比如說同行業的銷售排名等一些對他們有益的信息。"

實際上，新亞股份內部早已排定了一張系統推進時間表，并計劃將現有的財務管理系統和其他業務管理系統逐步集成到協同商務的大平臺上。新亞股份上了協同商務系統后，公司領導也有意把這個項目做成一個商業服務業信息化的示范，公司已經在籌劃在今年適當時候舉辦一個行業信息化高峰會。

葉翔宇在為新亞項目穩步推進高興的同時，也意味深長地說："商業活動發展到今天，決定成敗的早已不是依靠一兩項技術的掌握，也不是規模的盲目擴張，而是在對信息資源處理速度的角逐。如何及時準確了解有價值的信息，并進行分析研究，形成企業各種決策的依據，快速作出反應，搶占市場先機，將是所有企業面臨的問題，以信息化手段帶動企業管理的提升，已是毫無爭議的發展出路。而在眾多的管理系統面前，選擇一個能夠使各相關部門的協調合作的成熟產品，將是成功的關鍵，協同才能共贏。"