企業管理系統軟件選型流程指南（OA,ERP,HR,CRM）

         OA系統選型網對接企業的客服反饋眾多選型者需要一份通用的企業管理系統軟件選型流程指南，簡稱OA選型流程攻略，為此總結了上萬家選型管理系統的企業所關系的幾個點分為兩部分共享給大家，給正在作OA系統、ERP系統、EHR系統、CRM系統等選型CIO做經驗借鑒。如需定制報告可以注冊平臺會員咨詢顧問獲取一對一服務。

企業管理系統軟件選型指南（第一部分）

第一階段：如何定義您的業務和技術需求

       IT收購和采購決策通常是在多種因素混雜的情況下作出的：未被滿足的期望，企業內部的業務工作議程，軟件供應商的承諾，以及令人目眩的品牌宣傳。然后，行政命令、經驗之談或基于初步電子數據表對比而得出的未經充分論證的分析結果都可進一步推動決策的實施。正如很多貿易雜志和媒體經常報道的一樣，上面所講的方法就會導致失敗結果。我們希望通過本文幫助您了解最佳的軟件評估和選型方法——幫助您了解如何客觀地選擇適合的軟件解決方案，以及降低選型時間和相關成本。

技術評估中心（TEC）的軟件評估和選型方法可被分為3個階段：

第一階段：定義業務和技術需求 第二階段：軟件評估和分析 第三階段：談判和最后決定

概述

第一階段

TEC 的方法可為選型項目的最后成功奠定基礎。如果最初的業務和技術需求定義不完整或不正確，就根本談不上成功的系統評估和分析以及供應商談判。很多軟件選型項 目對本階段的重視度都不夠，這必然導致項目失敗，并可能為正在實施軟件和已完成實施的企業用戶招致無法彌補的損失。

TEC的決策支持系統可協助快速而準確地匯總業務流程，并把它們與軟件解決方案的特點和功能進行匹配。只要嚴格遵循本階段中的步驟，企業就可生成一份完整而簡明易懂的需求清單，且要求新的軟件解決方案滿足這些需求。另外，企業還可輕松訪問匯總在知識庫中的數據。

第二階段

　　對軟件供應商解決方案的評估和分析從尋找正確的軟件供應商開始，直到把范圍縮小到2至3家最終的候選供應商。對于任何企業來說，這個階段中采集的數據可能是鋪天蓋地的，數據操作更是難上加難。

　　通 常，多達20或30個軟件供應商都符合基本要求，而每個軟件供應商的功能清單可能包括上千條的評估項。企業須逐條研究這些評估項。使用傳統方法可引發嚴重的問題——甚至可能導致選擇錯誤的軟件解決方案。我們將向您展示，TEC的決策支持系統是如何簡化這個流程，大量減少選擇適合的候選軟件供應商所需的時 間，并幫助您作出明智而正確的決策的。

第三階段

　　最后階段包括與候選軟件供應商談判和做出最后決定等步驟。這包括在客戶公司進行現場軟件供應商演示。在這里，業務和選型項目組可評估每個軟件解決方案，確定軟件解決方案是否易于使用和涵蓋關鍵業務流程和功能。

　　在本階段，我們建議您的選型項目組收集每個軟件供應商的客戶案例信息，以了解他們的實施、服務、支持和培訓歷史。我們還將向您演示，TEC的決策支持系統是 如何通過把軟件供應商信息導入軟件對比工具來簡化和縮短這個流程，以及如何生成支持選型項目組的最終推薦意見的報告和圖表的。

　　典型的企業應用系統選型項目在初期很少談及技術，因為首要考慮因素是為新軟件須支持的業務流程建模，以及將其與任意特定軟件解決方案的功能進行匹配。TEC運用標準方法來進行流程建模和匹配。下列步驟對保證本階段的總體成功至關重要。

步驟1： 組建跨職能的選型項目組

　　一個跨職能的項目組可確保滿足業務需求和技術需求，并且每個受影響的部門都可了解新決策的影響。理想的項目組應由下列成員群體組成：管理層，財務或業務運營部門，最終用戶，顧問，以及來自IT運營和架構部門的員工。

　　另外，還應從每個業務領域挑選監督執行人和主題專家（SMEs）來參與這個項目。這種部署有助于贏得業務部門的全力支持，并有助于在企業內部的其他部門推廣新的軟件解決方案，以及為項目組就現有流程和日常運營等事宜提供專家級支持。

步驟2： 通過評估內部需求，建立業務流程的層次

　　在監督執行人和主題專家的幫助下，這個項目組將負責業務流程定義和建模。首要目標是確定主要的流程分組，并保證這些群組與企業的業務領域匹配。

　　在這些分組中，流程與高層次的業務領域劃分相對應。（詳見圖1和圖2）在流程分組結構中，子流程將高層次的業務領域分解成主要部門。子流程包括每個部門的日常任務。針對每個活動，基于業務的規則描述可幫助了解如何執行和控制日常任務。

　　使用傳統方法，如：電子數據表、word和流程圖，將很難跟蹤、組織和操作如此大量的數據。但是，如果沒有正確地存儲、組織或無法輕松訪問這些關鍵信息，這將大大延遲時間——并隨之導致軟件選型項目成本大幅增加。

圖1 ：流程分組圖

步驟3： 詳解流程、子流程和活動

　　通常，監督執行人和主題專家負責詳解流程、子流程和活動。應以盡可能詳盡的信息記錄現有流程和經過優化的未來流程的情況。這可使流程更易懂，且更易于與軟件 特點和功能相關聯。詳細信息可包括系統輸入和輸出，現有報告或文檔的信息（或副本），以及工作流描述和流程圖。這些信息用于直觀地說明任意流程、子流程和活動的每個步驟。

　　如果處理不當，可導致“堆積如山”的信息。并且，使用傳統的方法（如：電子數據表或word文檔）很難清晰明了地操作或存儲這些數據。事實上，由于這個任務難度很大，選型過程通常到此就嘎然而止，難以前行。

　　但是，我們還是有辦法較輕松和快捷地完成這個艱巨的任務的。通過步驟2中的分層和編碼結構，TEC的決策支持工具可為每個流程、子流程和活動創建一個流程卡。這些流程卡的設計允許把現有流程和經過優化的未來流程的描述匯總在一張卡上?？砂熏F有的報告、輸入和輸出、文檔和流程圖附加在流程卡上。

　　可使用流程卡中的集成流程圖設計工具來設計經過優化的未來流程圖和活動，并把它們附加在流程卡上。由于編碼結構相同，可將這些流程卡導入到上一步驟中創建的 知識庫中。所有的信息被集中在一起，以便為流程中的下一個重要步驟創造方便。它還針對已完成的工作創建了關鍵審計跟蹤。

圖3：流程、子流程和活動卡

步驟4： 把詳細的流程、子流程和活動與功能需求進行匹配

　　把業務需求轉化為功能需求通常會引發來自業務部門和技術部門的項目組成員間的不合。困難在于，這些項目組成員講不同的“語言”（業務Vs.技術），有不同的 側重點，對識別和消除冗余持不同的看法。但是，最大的困難是如何管理目前收集到的所有信息。以往，職能部門通常試圖通過會海戰術來解決問題，這就需要使用 大量的流程圖和場景描述（scenarios）。在此步驟中，迫于必須在一定時間內達成共識的壓力，項目組往往走捷徑。他們很容易因此而忽略一些重要的 ——甚至是十分關鍵的——因素。這些被忽略的因素的影響以后會越來越明顯。這將極大地影響實施，甚至是系統選型本身。

　　通過運用以分層結構組織的知識庫，TEC可幫助您簡化這一流程。這種分層結構和簡單易用的拖放技術使您能更快地匹配流程、子流程、活動和功能性需求。當知識庫中不包含某些功能性需求描述時，您可通過插入功能輕松地在需求清單中添加這些需求。

在此步驟中，使用TEC決策支持工具的最大好處在于，通過匯總不同知識庫的功能性需求描述，您最終得到的需求清單是根據項目要求特別量身定制的。舉例說，如果企業資源計劃（ERP）軟件選型需要包含客戶關系管理（CRM）和供應鏈管理（SCM）系統功能，TEC決策支持工具可輕松地把它們添加到選型項目中。

　　另外，根據業務職能的不同重要性，項目組可設置最終需求清單的側重點。您還可設置知識庫中每個層次的需求描述的優先級，從主要的業務職能層次，到詳細的功能需求描述層次。借助這種排列流程優先順序的方法，TEC決策支持工具最終生成了信息征求書（RFI），其中包含根據特定要求定制和整理的需求訂單。這將被應用于軟件評估的下一階段。

圖4：設置功能描述的側重點

      《企業軟件選型指南》共兩部分，第一部分到此結束。在第二部分中，我們將介紹如何進行軟件評估和分析，以及如何進行談判和作最后決定。

企業管理系統軟件選型指南 （第二部分）

第二階段：如何進行軟件分析和評估

　　在第一部分中，我們介紹了軟件選型最佳實務的第一個階段，其中包括定義業務和技術需求的四個步驟。 現在，我們將介紹企業軟件選型的最后的也是最重要的階段。

　　第一階段的分析成果是生成一個詳細的功能要求清單。 第二階段包括對市場上所有現有的軟件解決方案的分析和評估 軟件對比應在公平的基礎上進行。這樣，我們才能做出公平而正確的決策。只有這樣，所有的候選軟件供應商才能清楚地了解什么功能是必需的，并作出相應的回應。 下面的步驟將為您介紹技術評估中心（TEC）的軟件分析和評估方法，以及確定兩至三家最佳候選解決方案的最佳途徑。 當項目進展到這個階段，管理層應該組織一個選型團隊了。這個團隊包括負責選型項目的核心成員。

步驟1：準備資格預審資料，生成軟件供應商預選清單

　　現在，選型團隊的任務是找到可滿足目標系統要求的軟件供應商。 這涉及大量的研究工作，以確定哪些軟件供應商可支持大部分的功能性需求，并確定最終的候選軟件供應商。

　　這個步驟十分耗時，且稍有疏忽就可能遺漏一些重要的軟件供應商。 識別既定領域的主要軟件供應商十分容易。但是，市場中還有很多不為人所熟悉的優秀軟件供應商。 通常，至少有15到20個軟件供應商可滿足要求，有時這個數目甚至可多達50個。 對于企業來說，在沒有專業指導的情況下，要對所有這些軟件供應商進行完整的調研幾乎是不可能的。

　　根據您的企業特點和高層次需求，TEC的決策支持工具可生成一個符合預審資格的軟件供應商清單，并進一步生成一份預選清單。 這個決策支持系統十分靈活?？稍试S您添加清單以外的其他軟件供應商。 現在，該系統包括820多個企業應用系統解決方案的信息。

步驟2：生成和發布信息征求書（RFI）

　　現在，您的選型團隊需要創建一個對于軟件供應商來說簡明易懂的RFI。 傳統的方法是使用電子表。 您需要明確規定供應商的回復時間期限。

RFI 可包括上千條評估項。如果組織不當，就會為軟件供應商帶來很多不便——如果行項目描述不清，就可能誤導軟件供應商。 如果到了截止日期軟件供應商還沒有回復，企業就不得不延長期限和推遲決定（這種事情常常發生）。 正如我們前面提到的一樣，這個步驟可耗費大量時間，并有可能導致排除了一些本來有希望入選的軟件供應商。

　　但 是，對于那些已填寫了TEC的標準RFI并在TEC知識庫中有記錄的軟件供應商來說，事情就簡單多了。在最終用戶給軟件供應商發RFI前，可把供應商的答 復先導入到RFI中。 軟件供應商只需快速地校驗現有的答復，并就最終用戶添加的新功能評估項做出答復。 這不僅縮短了獲得軟件供應商答復的時間，還簡化了整個選型流程。 TEC的RFI使用行業標準的定義和格式；并支持優先級設置、軟件供應商回復和附件等功能。您還可輕松地把RFI導入TEC的決策支持工具，以作進一步處理。

在本步驟結束時，您應該已收集了20到30份包含軟件供應商答復的RFI，并準備進入對比和評估階段。

圖1：軟件供應商的RFI答復

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步驟3：評估軟件供應商答復，創建您的個性化候選清單

　　當 您收集了軟件供應商的RFI答復后，您的下一個任務就是評估這些軟件解決方案，并把符合您要求的軟件供應商范圍縮小到2至3家。 在這個階段，使用傳統的電子表格的工作量將是十分驚人的。因為這30家軟件供應商都回復了近4000條評估項，而您需要逐條對比每條評估項的答復。 要想在合理的時間內準確地完成對所有這些數據的操作幾乎是不可能的。 同時，我們又必須生成一個候選清單，因為我們只可能和有限數量的軟件供應商就最后的條件和合同等進行談判。 對于大多數選型項目來說，可進入最終談判和篩選階段的軟件供應商的數目不超過3個。

　　我們可把軟件供應商的RFI答復導入到TEC的決策支持工具和進行并行評估，以確定最符合優先需求的2至3家軟件供應商，并生成候選清單。 我們可針對RFI的任意層次來完成這些評估。還可根據需要，調整優先級順序以及運行和重新評估假設情景分析。

　　運用TEC的加權平均綜合指數（WACI），我們可以快捷而準確地獲得最終評估結果。 這個綜合指數可用于衡量產品功能與客戶要求和側重點的匹配度。 它還可避免單獨使用加權平均算法的弊病。由于加權平均算法易忽略產品性能差異，這常常導致用戶選擇與其需求不完全匹配的產品。

圖2：加權平均算法vs.加權平均綜合指數法（WACI）

第三階段：如何進行談判和制定最后的選型決定

　　在經過前兩個階段的評估后，我們已經把最符合功能要求的軟件供應商范圍縮小到2或3家。 您的選型團隊現在可準備進入確定策略、關鍵條款和條件以及最高預算額的階段了?——還要做好與選定軟件供應商進行談判的準備。 下面的步驟介紹了軟件選型的最后階段，即如何最終選定一個軟件解決方案。

步驟1：邀請候選清單中的軟件供應商進行現場產品演示

　　邀請軟件供應商到公司進行現場產品演示。供應商可借此機會說明他們的軟件解決方案如何符合您的業務需求。 您的選型團隊應作的準備是，在供應商進行演示時，讓他們了解什么是關鍵業務流程和需求。

　　監督執行人和主題專家（SMEs）須參與演示活動。這樣，他們可協助評估軟件的功能性、易用性和對關鍵流程的覆蓋。 您應該設計一個評估這些因素的系統，以對比候選的軟件解決方案。 這是關乎項目成敗的關鍵時刻——行動方案必須與功能需求相匹配。 毋庸置疑，這是十分重要的決定。

在這個階段，可使用假設情景分析法。 當選型團隊的成員、監督執行人和主題專家有意見分歧時，必要的協商和讓步可幫助解決這些分歧。

　　典型的軟件供應商演示包括預先準備好的產品示范。 雖然軟件供應商可借此機會充分展示其產品優勢，但卻無法說明他們的產品與您的業務需求的匹配度。 在這種情況下，TEC的決策支持工具就派上了用場。該工具匯總了可用于指導軟件供應商的詳盡演示腳本。 腳本包括產品功能決策評估項。這些評估項詳細地描述了您的業務需求。 通過使用這些演示腳本，您的選型團隊可以從質量角度對軟件產品的性能進行評估。 然后，您可把評估結果導TEC的決策支持工具，并作為與供應商談判的基礎決策標準。 另外，您還可以圖表和報告方式快捷地進行假設情景分析，以幫助選型團隊更好地論證其觀點以及研究所有的可能性。

圖3：演示評分卡

步驟2：收集候選清單上每個軟件供應商的客戶評價

　　除了腳本化演示，客戶評價也是選型流程的一個重要組成部分。 這些評價可幫助貴企業的決策制定人和那些與貴企業情況類似并實施了相同產品的企業客戶進行溝通。 您可以準備一個標準問題清單，以便與這些企業客戶溝通時使用。 這些客戶的答復可幫助您了解一個軟件供應商的實施歷史和表現。同時，您還可把這些評價導入到TEC的決策支持工具，按側重點排序，然后用于客觀的分析。

圖4：把客戶評價導入決策支持工具

步驟3：發布報價征求書（RFQ）

每個候選軟件供應商都將收到一份正式的報價征求書（RFQ）。您的選型團隊可規定返還期限。 這份報價書詳述了與軟件實施有關的成本，以及軟件授權許可證、培訓、維護和其他服務和支持的費用。 這通常是左右最終決定的最關鍵信息?？砂堰@些信息導入TEC的決策支持工具，以便進行基于功能的價格分析。

圖5：基于功能的價格分析

圖6：成本對比

步驟4：進行最后的談判

　　項目進展到這個階段，選型團隊應該已經收集到所有必要的信息，并準備向管理層提交建議書了。 當與管理層進行溝通時，最重要的是針對選定的軟件解決方案提出一份詳實的方案計劃。 這包括對商業價值和風險的評估。清楚的審計軌跡可印證選定供應商與每個階段設置的標準的吻合度。通過這些，您可驗證選定的解決方案是最佳的選擇以及選型團隊為此付出的精誠努力。

　　您的選型團隊應進入與選定的唯一軟件供應商的最后談判階段了。這個軟件供應商對企業需求的支持度應最高。 通常情況下，價格是談判的關鍵因素。但是，實施策略和時限、持續性支持和可擴展性等因素也十分重要。 忽略這些因素可導致解決方案實施成本的增加和投資回報率（ROI）的減少。

      TEC的決策支持工具可為您提供個性化、詳盡的最終報告。這個報告審核選型項目的所有方面。 這個工具還可結合成本因素進行分析，并基于大量評估項生成簡明易懂的總結報告。 最終的報告和分析結果可為支持您的選型團隊建議提供論證依據，并可在最后的談判階段助您一臂之力。

圖7：報告樣本

　　關于選型后的活動，再做幾句補充，選型后交付差異分析十分重要，因為這可幫助您了解是否需要根據企業的特定需求進行定制或擴展。TEC 的決策支持系統可協助從始至終地跟蹤實施，如：跟蹤項目進展、驗證功能的完整性等。該系統還可用于準備測試用例（test case），排列測試的優先級，和制定實施日程。 它還可為開發新軟件系統培訓提供指導。 所有的信息都保存在同一個知識庫中。這樣，您可隨時輕松地訪問數據，以解決實施中遇到問題。OA系統選型網分兩部分刊出的《企業管理系統選型指南》到此就結束了，需要更多咨詢請咨詢OA系統選型網顧問。