ERP系統選型九步驟

　　筆者有幸參與了一些ERP項目的實施，在工作中發現選型對一個單位的ERP項目來說實

在是非常重要的一步。雖說“三分軟件，七分實施”，但選型的過程，并不僅僅是選擇軟件的過程，更重要的是檢查ERP供應商及其系統綜合能力的過程。從“是不是要上ERP”的念頭在企業領導人心中第一次閃過開始，最后和服務商簽訂ERP服務合同，這是一段很漫長的階段性過程，少則一年半載，多則可能需要許多年。本文總結出在這個過程中企業應該經歷的若干步驟，稱為“ERP系統選型九步驟”。

　　第一， 尋找供應商，發出邀請通知。

　　參考各種媒體信息選擇10家左右的ERP供應商，發出邀請。這些供應商的選擇應該有所側重，綜合考慮供應商的規模、業界中的聲譽、行業特色、實施特點、一般價格等。對一些顯然不符合本企業ERP要求的供應商應該毫不猶豫地予以剔除。例如，企業ERP預算很少，那就無需聯系SAP、Oracle等國外知名ERP系統；企業強調行業特色，那就該將重點放在有本行業特點的ERP系統上；企業生產管理方式較為特殊，就該將重點放在項目型（根據企業的要求進行較多的二次開發）的ERP系統上，等等。

　　第二， 第一輪演示。

　　第一輪開始后，ERP供應商會派出ERP顧問到企業來進行實地調研，由于供應商較多，企業不可能安排許多時間接待，因此，為了不影響各部門的正常工作，建議給每家供應商0.5至1天的時間。在顧問調研的這段時間內，由于各部門接待的顧問較多，而且回答的差不多是同樣的問題，容易弄得很疲憊，可以想象越到后面調研的顧問越是不利，為了公平起見，最好在每家顧問調研的時間之間隔開一段時間，以減少各部門接待人員的厭煩心理。

      為了減少ERP顧問調研的麻煩，各部門最好在ERP顧問開始調研之前準備好各部門現在使用的各種表單、文件等，最好含原始數據，這些數據可能會給顧問提供許多調研的線索，ERP顧問也可能會從這些數據中發現許多問題。

      ERP顧問根據調研的結果制作ERP在本企業的實施方案，并且根據此方案進行初步報價，在規定的時間內將方案送交本企業，企業參與選型的人員應該對方案進行認真研究，特別是與本部門相關的部分，并將疑問記錄下來，在ERP顧問進行系統演示時提出來請求解答。

在所有ERP供應商的方案都提交后，企業IT部門或選型負責人確定好各供應商的演示時間及地點。為公平起見，應該合理分配各供應商的演示時間，如果一共10家ERP供應商，為了避免ERP選型人員過于疲勞，可分兩個星期完成，每天接待一家，一家安排2-3個小時左右的時間。安排好后應將日程表及時通知各參與人員，讓參與人員能夠提前安排好自己的本職工作，并準備好自己需要提出的問題，當然在觀看ERP顧問演示后很可能會有新問題產生。

　　各部門負責人在提問時重點應在管理上，避免一些技術性太強的問題，畢竟ERP顧問的長處在于以ERP進行企業管理，他們不可能什么都懂，這一點我們不應該過于苛求。

　　第三， 第一輪評選，選出前五名。

　　所有ERP供應商第一輪演示結束后，企業應該立即組織ERP選型的參與人員進行評分，根據報價方案及評分結果，選出前五名進入下一輪角逐。

評委一般由以下三方面的人構成：企業高層領導、各部門的主要負責人、信息部ERP人員。

　　由信息部ERP人員或委托咨詢公司設計好評分表，各評委根據評分表打分。下表供參考：

      參觀結束后，參觀人員應該撰寫參觀報告，分發給每個ERP選型參與者。一般來說，參觀報告可從以下幾個方面展開：

1. 人員。參觀人員、接待人員及職務、ERP供應商陪同人員。

2. 單位簡介。規模、行業、主要生產流程、未來發展方向、與本單位的相似之處。

3. 信息化建設介紹。

4. 已實施的功能模塊。

5. 未實施的功能模塊。

6. 成功之處。

7. 不足之處。

8. 接待人員對ERP的評價。

9. 操作人員對ERP的評價。

10. 總結。

　　第六， 第二輪評分，兩家進入最后一輪。

　　根據這段時間的交流后，企業對這五家ERP的了解應該更加深入了。對原來的評分表應該增加一些內容，如對所參觀的案例的評價，對本公司某些特殊要求的解決方案，對ERP顧問的評價，對本企業需求的滿足等等。選出最后兩家進入下一輪。

　　第七， ERP顧問自由發揮。

      到了這一步，兩家顧問可以自由發揮。時間安排上也比較自由，隨時都可安排一次小型交流會。ERP顧問在交流時可擺出自己的優點，指出競爭對手的缺點，列出企業應該選自己的理由，不應該選擇另一家的理由，還可以結合企業特點，尋找一些對方很難解決的問題。

如果企業覺得需要，可以安排一兩次辯論會，讓雙方就兩家ERP系統的優缺點進行辯論。不過，在此有必要指出，不能以觀看辯論大會的心態去看待雙方的辯論，關鍵是要從辯論中了解兩家ERP系統的優缺點，而不是欣賞雙方的口才。ERP銷售顧問的口才好并不代表ERP系統好。

   “理越辯越明”，通過以上工作，企業可以更清楚地了解這兩個系統的優缺點。

　　第八， 商務談判。

      ERP選型結束后才進行商務談判并不是個好辦法，企業在最終確定ERP供應商之前進行商務談判無疑可以獲得商務談判的主動權，商務談判的結果是企業做出最終選擇的重要依據。

　　商務談判需要考慮許多方面的內容，比如：購買的模塊，用戶數，增加用戶的費用，各模塊的報價，實施費用，每年維護費用，硬件要求，實施計劃，等等。

　　第九， 抉擇。

　　在這一步，ERP選型人員應該撰寫分析報告，分析報告應該從兩家的優點、缺點、風險點三個方面展開論述，分析報告與商務談判的結果一道作為高層領導決策的依據。

企業選型負責人或企業主要領導人，根據以前評分的結果、與各ERP供應商交流的情況、對兩家ERP系統的了解、兩家ERP系統的優缺點分析報告以及商務談判的結果進行抉擇。

這一步應該避免“拍腦袋”式的決策方法，不應該因為突然想到了A的某項優點，或因為A的顧問一次富有煽動性的演說，或因為A的顧問一次對B有力的攻擊，而決定選擇A；也不應該因為突然想到了A的某項缺點，或對A的顧問的某句話、某次表現不滿意，而突然決定使用B。

   殺到最后一輪的兩家，顯然都各有優缺點，沒有優點的早就被淘汰出局了，沒有缺點也沒必要談到今天，因此，在做決策時應該綜合考慮，權衡各項優缺點，再作最后的決定。

　　總結

　　選型對于ERP項目來說是致關重要的一步，也是企業ERP項目生命周期的一個重要組成部分，對于企業來說，應該將ERP選型作為項目來管理，可用項目管理方法論來指導ERP選型。對ERP選型來說，最重要是先制訂ERP選型的計劃，切忌無毫無章法地開展選型工作，今天看這個演示，明天參觀那個案例，沒有選型的計劃性，最終只能事倍功半，導致企業領導人輕率地做出決策，或不敢做出決策。希望本文提出的九個ERP選型步驟，能給一些準備上ERP而不知如何著手的企業提供些許幫助。