OA系統升級調研報告

OA系統升級調研報告

一、 提出OA系統升級的背景

某集團OA系統平臺于2015年建設并投入使用, 歷時3年的使用過程中,其功能和業務應用停滯于建設初期?，F有工作流應用只有發文管理、文件傳輸、信息發布和文檔管理，可以說應用層次還比較低級、尚處于一種初級階段的信息整合。并且廠家已不提供現有OA版本的后續服務。隨著公司的快速發展，現有OA系統尚不能滿足這種快速發展的需要其弊端主要表現在：

1. 系統架構基礎較為薄弱，無法滿足新增業務的需求。

2. 業務應用整合處于初級階段，在業務流程整合方面，除了發文管理、文件傳輸、信息發布和文檔管理外，目前OA系統不具備新增業務流程整合能力。

3. 現有系統的體系架構不支持集團型的架構，所以無法承載集團化的管理要求，目前大量的應用仍然是用部門代替機構的管理方式。

4. 不支持移動辦公，所以員工在出差時，無法通過OA系統及時了解公司的發文、公告、通知，也無法得知審批進度，進而影響辦公效率。

5. 由于廠家不再對現有OA系統提供技術升級支持，系統只支持IE6.0瀏覽器，無法兼容目前主流瀏覽器IE8.0、IE9.0,導致高版本IE無法登陸，嚴重影響正常辦公。

二、 OA系統升級的必要性

1. 企業主動規避成本風險的需要

通過OA系統的建設，有助于企業運營成本的下降。表現在如下方面：通訊費（固定電話費、手機費、快遞費、傳真費）、紙張費用（紙張、打印、復?。?、會議費（會議室、視頻）、設備損耗（打印機、傳真機、復印機）、差旅費（財務報銷差旅費、業務審批差旅費）。

2. 企業提升運營效率的需要

通過OA系統的建設，有助于提升企業運營效率。表現在如下方面：溝通效率（溝通頻度、準確度）、事務處理（事務處理數量、滯留時間）、學習能力（共享文檔數量）、管控能力（計劃及時性、任務及時性、反饋速度）。

三、 OA系統升級的意義

1. 通過OA系統軟件建設，規范審批業務

通過業務單據的規范、崗位操作的規范、審批流程的規范、公文傳遞的規范、審批權限的規范、審批時間的規范、審批意見的規范，幫助企業實現制度的行為落地。

2. 通過OA系統軟件建設，提高業務審批效率

通過將紙質的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程網絡化和自動化，實現網絡辦公和移動辦公，從而全面提升業務審批效率，幫助企業優化工作崗位、減少人員投入、提高單位時間內的審批效率。

3. 通過OA系統軟件建設，實現高效協作和溝通

通過部署各種信息化的溝通工具，并且對工具進行分工和組合運用，如即時消息、郵件、協同工作、論壇、通知、公告、關聯人員等，幫助企業管理者和員工，按照溝通內容的重要性、嚴謹性、緊迫性、協作性、開放性等不同緯度分層管理，做好時間管理，全面提高內部的協作、溝通的效率，實現固定時間內做更多、更廣泛、更有效的管理溝通。

4. 助力企業文化建設

通過搭建企業論壇、公司動態、單位新聞、發展建議、領導心聲、調查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地，提高員工的主人翁意識、增強企業的凝聚力、倡導學習型文化、實現企業價值觀和核心理念的宣貫、統一。

5. 通過OA系統軟件建設，實現過程管控

通過項目管理、任務管理、流程追蹤、進度監控、流程督辦、計劃查詢、公文查詢等模塊，實現對業務流程進行全程管控、對項目信息進行全方位跟進、對計劃執行情況進行綜合查詢、對任務進度進行跟進督辦，從而實現工作中有效的過程管控。

6. 通過OA系統軟件建設，提高行政辦公效率

通過會議管理、物品管理、車輛管理、設備管理、考勤管理、通訊錄管理、人事信息、在線考試等功能的建設，實現企業日常行政工作的效率提高。