OA系統立項報告

OA系統立項報告

OA項目立項匯報

一、協同辦公(OA)的定義：

　 辦公自動化通俗的理解為無紙化辦公，網絡化辦公、電子化辦公，本意為利用網絡技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。對企業辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

辦公自動化解決企業的日常管理規范化、增加業的可控性、提高企業運轉效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，OA軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇，更集中關注于企業日常辦公的效率和可控性，提供企業決策依據，是提高企事業分子公司整體運轉能力不可缺少的軟件工具。

二、目前OA辦公系統現狀分析：

（1）網上辦公完全依靠郵件系統，工作溝通、傳送效率低。

oa系統在行政辦公方面所使用的技術手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統方式，工作效率非常低下，并且使得部門之間聯系溝通不夠順暢，企業內部形成了一個個信息孤島。商派網絡向子公司傳達文件花費一整天甚至幾天時間的現象十分普遍，遇到需要下屬子公司反饋（如匯報數據等）的工作，則周期比較長，且容易出現差錯，對人力資源應用造成極大浪費，商派網絡公司和各子公司利用信息技術革新辦公方式的呼吁十分強烈。因此為了提升商派網絡管理，促進商派網絡發展，需要建設一套符合上海某商派網絡公司股份自身特點的辦公自動化系統，利用網絡技術打破地域時空的限制，實現商派網絡與各分子公司、各部門跨地域、高時效地協同工作。

（2）文件歸檔、存儲與檢索差，安全無保證

目前公司的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲基本沒有管理，很多文件在部門或個人郵箱存儲，歸檔基本依賴行政部門進行，不便查詢使用，一旦發生人員變動，就可能造成損失。文件的權限（修改、閱讀、打印、保存等）沒有任何保護，每個能接觸文件的人員都可完全擁有所有權限，且對文件的操作沒有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時都有可能被復制、打印、修改并通過郵件傳送出去。如果沒有發生重大泄密事件，完全僅依賴于員工的品質是目前并不可靠的技術保障。

（3）辦公過程中制度、流程理解不清晰導致工作失誤增多，工作量增大。

領導出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環節多的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規范化，提高事務處理的效率是辦公過程中急需解決的問題。

（4）辦公過程中商派網絡與下屬子公司信息不對稱矛盾突出

由于異地辦公，如何有效解決商派網絡與下屬子公司集中管理與分散經營的矛盾，

集中管理導致分子公司積極性降低，部分決策權下放又導致商派網絡監督控制力度較以前大為削弱。如何有效監控下屬企業規范化運作又充分結合部分授權管理調動分子公司積極性需要信息化來支撐。同時商派網絡總部的各個部門之間，總部相關部門與各公司之間的溝通、 交流存在一定的障礙和效能的問題。

（5）領導辦公缺乏決策支持

手工報表使得信息采集、處理不夠全面，無法為企業管理和決策提供科學、快速的依據

三、商派網絡實施辦公自動化建設的目標分析：

根據商派網絡公司戰略、商派網絡公司發展現狀及國內外市場環境，公司需要通過信息化來解決當前的管理層缺乏有效的決策支持信息，目前信息化在財務方面已經實施了金蝶K3系統，解決了財務為核心的問題，但是還缺少以人為核心、對人的行為過程進行管理的系統，管理層難以通過現有的系統實現對管理思想和制度的貫徹、信息孤島等問題；OA辦公管理系統作為整個商派網絡的信息化建設的試點項目，力求實現打通企業內部存在的信息孤島、使公司內部的有效信息結構化、提高員工工作效率。

建議與知名OA供應商合作，在合理的時間和成本約束下，高質量地完成本項目需求，本項目需求建議可以為如下內容：

? 以人為核心，數據從上而下透視的權限管控平臺：構建管理過程顯性化、員工工作痕

跡顯性化的平臺。商派網絡領導可以根據崗位權限自上而下透視組織內任何宏觀和微觀的數據。如：商派網絡領導找到某個員工時，該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。如：目前的計劃任務完成情況，領導交辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情況，手頭負責的辦公資產情況，負責的客戶、項目情況，在公司的預算收支情況等，從而對以人為核心的績效考核提供客觀數據支持。

? 打造高效的制度化執行平臺：制度電子化，流程規范化、標準化，提升商派網絡整體

執行力。在軟性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通過工作流程的圖形化和表格化的操作模式，為所有員工提供更清晰的運作流程，從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運作，繼而提高制度的執行效果。同時管理流程執行過程中，每個環節、部門、人員出現工作滯留，都會被系統真實的記錄和反映。通過對系統的流程數據分析，最終達到優化流程的目的。通過流程優化，減少商派網絡辦公業務中的非增值活動、等待時間、重復和協調的工作量，在解決協同工作和信息共享的同時，實現在線業務流轉和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發揮員工價值；

? 移動辦公平臺：基于公司移動辦公的需要，實現手機網上審批、遠程異地辦公的功能。

移動辦公改變了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。

? 信息發布平臺: 為企業的信息發布、交流提供一個有效的場所，使企業的規章制度、

新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。 ? 協同工作平臺: 將企業的傳統垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的“扁平式管理”

模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸

縮小，提高企業團隊化協作能力，最大限度地釋放人的創造力，并沉淀工作中的溝通信息。

? 公文流轉平臺: 改變了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、

文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。

? 信息門戶平臺：構建商派網絡統一的信息訪問入口和信息統一管理的平臺，員工可以

通過門戶根據崗位權限獲得相關的信息，以及進行各種知識的交流和儲存等。同時信息自動按照崗位權限推送到商派網絡的門戶，分子公司門戶、部門門戶、個人門戶，同時管理層關心的信息（如系統自動抓取外網相關信息、相關數據報表、審批事宜等）自動推動到管理層門戶，方便不同層級人員對信息的利用。

? 企業通信平臺: 集成或新建電子郵件系統和企業范圍內的即時交流系統，使企業內部

通信與信息交流快捷流暢。

? 知識共享平臺：打破知識文檔分散存儲在不同的員工和不同的部門，根據權限統一管

理公司所有的知識文檔，沉淀日常工作產生的工作成果并在合理范圍內進行共享，提高內部工作經驗的分享，改進企業的創新能力、快速響應能力，提高生產效率和員工的技能素質，避免員工流動帶來的企業知識流失，減少企業管理和培訓成本。

? 綜合事務平臺：實現對商派網絡的辦公用品、辦公資產、計劃日程、會議室、車輛的

動態管理。實現實物資產登記、資產狀態的生命周期管理、辦公資產的分攤、辦公資產費用的統計以及供應商的管理。

? 信息集成平臺: 現代企業中已存在的生產、銷售、財務等一些企業經營管理業務數據，

對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的；OA系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到管理層信息門戶中，使管理層能夠通過一套系統即時獲取企業經營決策數據，提高企業整體反應速度。

? 商派網絡分級分權監控管理平臺：基于商派網絡多層多元化管理的特點，不同子公司

的管理模式基于行業的特點需要實現分權管理以調動積極性，同時商派網絡對于全資、控股、參股分子公司的運營可以通過系統實現靈活掌控方式，既可實時監控、監督是否按照商派網絡的規章制度執行，同時又可實現管理運營數據報表實時上報和信息溝通傳遞。

四、OA實施組織方案：

1、需要成立專門的項目領導小組來進行項目的選型工作。

2、OA建設原則為：整體規劃、分步實施、充分考慮商派網絡管理的個性化和現有的

辦公習慣。方便領導操作和審批、報表查閱。

3、硬件網絡部署充分考慮現有的條件，不重復建設。

4、OA軟件在技術有一定的先進性，預留接口，滿足今后業務、組織的變化和需求的

5、選擇有一定規模實力和豐富案例經驗的知名OA廠商來進行實施工作，充分借鑒他

們的成功案例經驗，最大化降低項目風險，最短期內快速取得效果。

五、實施OA預期效果分析：

1、引進先進的辦公理念，提升商派網絡的整體辦公效率。

2、建立員工日常辦公的自助體系，提高員工辦事效率。

3、實現商派網絡范圍內制度流程化、標準化、規范化、透明化的管理。

4、建立方便領導辦公的工作臺，方便領導對商派網絡以及各下屬公司各種資源

的掌控和協調，以及數據報表的及時匯總。

5、建立全新的企業文化和共享型的學習型的組織，大大降低管理成本以及培訓

6、組織扁平化、實現商派網絡范圍內的信息共享、溝通、交流和協作。

OA項目立項匯報

一、協同辦公(OA)的定義：

辦公自動化通俗的理解為無紙化辦公，網絡化辦公、電子化辦公，本意為利用網絡技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。對企業辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

辦公自動化解決企業的日常管理規范化、增加企業的可控性、提高企業運轉效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，OA軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇，更集中關注于企業日常辦公的效率和可控性，提供企業決策依據，是提高企事業分子公司整體運轉能力不可缺少的軟件工具。

二、目前商派網絡辦公現狀分析：

（1）網上辦公完全依靠郵件系統，工作溝通、傳送效率低。

基于商派網絡與下屬各子公司異地辦公特點，商派網絡在行政辦公方面所使用的技術手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統方式，工作效率非常低下，并且使得部門之間聯系溝通不夠順暢，企業內部形成了一個個信息孤島。商派網絡向子公司傳達文件花費一整天甚至幾天時間的現象十分普遍，遇到需要下屬子公司反饋（如匯報數據等）的工作，則周期比較長，且容易出現差錯，對人力資源應用造成極大浪費，商派網絡公司和各子公司利用信息技術革新辦公方式的呼吁十分強烈。因此為了提升商派網絡管理，促進商派網絡發展，需要建設一套符合上海某商派網絡公司股份自身特點的辦公自動化系統，利用網絡技術打破地域時空的限制，實現商派網絡與各分子公司、各部門跨地域、高時效地協同工作。

（2）文件歸檔、存儲與檢索差，安全無保證

目前公司的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲基本沒有管理，很多文件在部門或個人郵箱存儲，歸檔基本依賴行政部門進行，不便查詢使用，一旦發生人員變動，就可能造成損失。文件的權限（修改、閱讀、打印、保存等）沒有任何保護，每個能接觸文件的人員都可完全擁有所有權限，且對文件的操作沒有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時都有可能被復制、打印、修改并通過郵件傳送出去。如果沒有發生重大泄密事件，完全僅依賴于員工的品質是目前并不可靠的技術保障。

（3）辦公過程中制度、流程理解不清晰導致工作失誤增多，工作量增大。

領導出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環節多的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規范化，提高事務處理的效率是辦公過程中急需解決的問題。

（4）辦公過程中商派網絡與下屬子公司信息不對稱矛盾突出

由于異地辦公，如何有效解決商派網絡與下屬子公司集中管理與分散經營的矛盾，

集中管理導致分子公司積極性降低，部分決策權下放又導致商派網絡監督控制力度較以前大為削弱。如何有效監控下屬企業規范化運作又充分結合部分授權管理調動分子公司積極性需要信息化來支撐。同時商派網絡總部的各個部門之間，總部相關部門與各公司之間的溝通、 交流存在一定的障礙和效能的問題。

（5）領導辦公缺乏決策支持

手工報表使得信息采集、處理不夠全面，無法為企業管理和決策提供科學、快速的依據

三、商派網絡實施辦公自動化建設的目標分析：

根據商派網絡公司戰略、商派網絡公司發展現狀及國內外市場環境，公司需要通過信息化來解決當前的管理層缺乏有效的決策支持信息，目前信息化在財務方面已經實施了金蝶K3系統，解決了財務為核心的問題，但是還缺少以人為核心、對人的行為過程進行管理的系統，管理層難以通過現有的系統實現對管理思想和制度的貫徹、信息孤島等問題；OA辦公管理系統作為整個商派網絡的信息化建設的試點項目，力求實現打通企業內部存在的信息孤島、使公司內部的有效信息結構化、提高員工工作效率。

建議與知名OA供應商合作，在合理的時間和成本約束下，高質量地完成本項目需求，本項目需求建議可以為如下內容：

? 以人為核心，數據從上而下透視的權限管控平臺：構建管理過程顯性化、員工工作痕

跡顯性化的平臺。商派網絡領導可以根據崗位權限自上而下透視組織內任何宏觀和微觀的數據。如：商派網絡領導找到某個員工時，該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。如：目前的計劃任務完成情況，領導交辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情況，手頭負責的辦公資產情況，負責的客戶、項目情況，在公司的預算收支情況等，從而對以人為核心的績效考核提供客觀數據支持。

? 打造高效的制度化執行平臺：制度電子化，流程規范化、標準化，提升商派網絡整體

執行力。在軟性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通過工作流程的圖形化和表格化的操作模式，為所有員工提供更清晰的運作流程，從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運作，繼而提高制度的執行效果。同時管理流程執行過程中，每個環節、部門、人員出現工作滯留，都會被系統真實的記錄和反映。通過對系統的流程數據分析，最終達到優化流程的目的。通過流程優化，減少商派網絡辦公業務中的非增值活動、等待時間、重復和協調的工作量，在解決協同工作和信息共享的同時，實現在線業務流轉和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發揮員工價值；

? 移動辦公平臺：基于公司移動辦公的需要，實現手機網上審批、遠程異地辦公的功能。

移動辦公改變了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。

? 信息發布平臺: 為企業的信息發布、交流提供一個有效的場所，使企業的規章制度、

新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。 ? 協同工作平臺: 將企業的傳統垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的“扁平式管理”

模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸

縮小，提高企業團隊化協作能力，最大限度地釋放人的創造力，并沉淀工作中的溝通信息。

? 公文流轉平臺: 改變了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、

文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。

? 信息門戶平臺：構建商派網絡統一的信息訪問入口和信息統一管理的平臺，員工可以

通過門戶根據崗位權限獲得相關的信息，以及進行各種知識的交流和儲存等。同時信息自動按照崗位權限推送到商派網絡的門戶，分子公司門戶、部門門戶、個人門戶，同時管理層關心的信息（如系統自動抓取外網相關信息、相關數據報表、審批事宜等）自動推動到管理層門戶，方便不同層級人員對信息的利用。

? 企業通信平臺: 集成或新建電子郵件系統和企業范圍內的即時交流系統，使企業內部

通信與信息交流快捷流暢。

? 知識共享平臺：打破知識文檔分散存儲在不同的員工和不同的部門，根據權限統一管

理公司所有的知識文檔，沉淀日常工作產生的工作成果并在合理范圍內進行共享，提高內部工作經驗的分享，改進企業的創新能力、快速響應能力，提高生產效率和員工的技能素質，避免員工流動帶來的企業知識流失，減少企業管理和培訓成本。

? 綜合事務平臺：實現對商派網絡的辦公用品、辦公資產、計劃日程、會議室、車輛的

動態管理。實現實物資產登記、資產狀態的生命周期管理、辦公資產的分攤、辦公資產費用的統計以及供應商的管理。

? 信息集成平臺: 現代企業中已存在的生產、銷售、財務等一些企業經營管理業務數據，

對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的；OA系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到管理層信息門戶中，使管理層能夠通過一套系統即時獲取企業經營決策數據，提高企業整體反應速度。

? 商派網絡分級分權監控管理平臺：基于商派網絡多層多元化管理的特點，不同子公司

的管理模式基于行業的特點需要實現分權管理以調動積極性，同時商派網絡對于全資、控股、參股分子公司的運營可以通過系統實現靈活掌控方式，既可實時監控、監督是否按照商派網絡的規章制度執行，同時又可實現管理運營數據報表實時上報和信息溝通傳遞。

四、OA實施組織方案：

1、需要成立專門的項目領導小組來進行項目的選型工作。

2、OA建設原則為：整體規劃、分步實施、充分考慮商派網絡管理的個性化和現有的

辦公習慣。方便領導操作和審批、報表查閱。

3、硬件網絡部署充分考慮現有的條件，不重復建設。

4、OA軟件在技術有一定的先進性，預留接口，滿足今后業務、組織的變化和需求的

5、選擇有一定規模實力和豐富案例經驗的知名OA廠商來進行實施工作，充分借鑒他

們的成功案例經驗，最大化降低項目風險，最短期內快速取得效果。

五、實施OA預期效果分析：

1、引進先進的辦公理念，提升商派網絡的整體辦公效率。

2、建立員工日常辦公的自助體系，提高員工辦事效率。

3、實現商派網絡范圍內制度流程化、標準化、規范化、透明化的管理。

4、建立方便領導辦公的工作臺，方便領導對商派網絡以及各下屬公司各種資源

的掌控和協調，以及數據報表的及時匯總。

5、建立全新的企業文化和共享型的學習型的組織，大大降低管理成本以及培訓

6、組織扁平化、實現商派網絡范圍內的信息共享、溝通、交流和協作。